Abrechnung verwalten

Die Abrechnung Deines Workspaces findest Du unter Einstellungen → Nutzung & Abrechnung. Diese Seite ist nur für Workspace-Admins sichtbar. Hier siehst Du Deinen aktiven Plan, das verbleibende Guthaben und kannst Credits aufladen, automatisches Aufladen einrichten und die Rechnungsdaten Deines Workspaces pflegen.

Wenn Du noch nicht weißt, was Credits sind und wie sie verbraucht werden, lies zuerst Das Konzept.

Workspace-Typen

Die Art Deines Workspaces bestimmt, wie Du Credits aufladen kannst und welche Optionen Dir sichtbar sind:

Typ	Wie wird abgerechnet	Wer ist das
Trial	Begrenztes Startguthaben, keine Aufladung	Neu registrierte Workspaces zum Ausprobieren — Telefon-Verifizierung erforderlich, läuft nach kurzer Zeit aus oder wandelt sich in einen bezahlten Plan
Business	Stripe (Kreditkarte), Self-Service	Workspaces, die in der Plattform auf „Jetzt upgraden" geklickt haben — monatliche Abrechnung
Enterprise	Über unser Sales-Team, oft per Rechnung (Qonto)	Größere Workspaces mit individuellem Vertrag und ggf. eigenen Rate Limits
Pilot / Adoption	Festpreis-Pilot inkl. Workshops	Strukturierte Einführungs-Phase, üblicherweise 3 Monate
Partner & Education	Sonderkonditionen	Vertriebspartner und Bildungseinrichtungen — Konditionen über Sales

Wenn Du Dir nicht sicher bist, welcher Typ Dein Workspace ist, steht das oben auf der Abrechnungs-Seite. Für einen Wechsel oder ein Upgrade sprich uns an: sales@meingpt.com.

Subscriptions-Übersicht

Auf der Hauptseite siehst Du den aktuellen Abrechnungs-Stand:

Aktiver Plan und Laufzeit — wann Dein Plan startet und endet
Restguthaben in Euro (intern in Credits geführt)
Aktionen — Guthaben aufladen, automatisches Aufladen konfigurieren, Plan verwalten
Top-Up-Historie mit Export-Funktion (siehe unten)

Guthaben aufladen per Karte

Über den Button Guthaben kaufen öffnest Du ein Modal mit fünf Paketgrößen:

Paket	Betrag	Credits
S	5 €	500
M	50 €	5.000
L	250 €	25.000
XL	500 €	50.000
XXL	1.000 €	100.000

Die Pakete werden über Stripe abgerechnet (Kreditkarte). Credits sind sofort nach erfolgreicher Zahlung verfügbar.

Sofortige Rechnung: Für jeden Kauf bekommst Du automatisch eine Rechnung als PDF in der Top-Up-Historie zum Download.

Guthaben aufladen per Rechnung

Wenn Dein Workspace per Rechnung (Qonto) abgerechnet wird, kannst Du Credit-Pakete zusätzlich auf Rechnung kaufen. Das Modal Credits per Rechnung kaufen ist nur sichtbar, wenn Du dafür freigeschaltet bist:

Paket	Betrag	Credits
€500	500 €	50.000
€1.000	1.000 €	100.000
€2.500	2.500 €	250.000
€5.000	5.000 €	500.000
€10.000	10.000 €	1.000.000

Ablauf:

Klick auf Kaufen beim gewünschten Betrag. Die Credits werden sofort Deinem Workspace gutgeschrieben.

Du erhältst die Rechnung in den nächsten Werktagen per E-Mail an Deine hinterlegte Rechnungsadresse. Zahlungsziel: 14 Tage (Standardwert, individuelle Vereinbarungen möglich).

Einfach auf die Rechnungs-E-Mail antworten — sie geht an unsere Buchhaltung.

Offene Rechnungen blockieren den Kauf nicht — solange Du eine längere Liste offener Rechnungen hast, zeigen wir aber eine Warnung im Modal, damit Du den Überblick behältst. Bei dauerhaft unbezahlten Rechnungen kann der Zugang aber durch unsere Buchhaltung gesperrt werden, sprich uns bei Engpässen früh an.

Automatisches Aufladen (Auto-Topup)

Damit Dein Workspace nicht plötzlich ohne Guthaben dasteht, kannst Du das automatische Aufladen aktivieren. meinGPT lädt Dein Guthaben dann automatisch über eine hinterlegte Karte auf, sobald es eine bestimmte Schwelle unterschreitet.

Die Einstellung findest Du unter Einstellungen → Nutzung & Abrechnung → Automatisches Aufladen.

Konfiguration

Switch Aktiv umlegen. Erst dann werden die folgenden Felder ausgewertet.

Sobald Dein Guthaben unter diesen Wert fällt, wird das Aufladen ausgelöst. Beispiel: 1.000 Credits Schwelle = Aufladen, sobald weniger als 10 € übrig sind.

Der Betrag, der pro Aufladevorgang abgebucht wird. Zwischen 5 € und 2.000 €. Schnellauswahl-Chips für 5 / 50 / 250 / 500 / 1.000 € sind direkt verfügbar.

Eine Deiner in Stripe hinterlegten Karten. Wenn Du noch keine Karte hast, kannst Du direkt eine hinzufügen — die Karte wird per Stripe Customer Portal verifiziert (Setup-Modus, keine sofortige Abbuchung).

Nach dem Speichern siehst Du eine Bestätigungs-Box mit der vollständigen Regel: „Bei Unterschreiten von X Credits werden Y € automatisch von Karte Z abgebucht."

Status und Verhalten

Cooldown zwischen Aufladungen — meinGPT wartet eine Mindestzeit zwischen zwei Auto-Topups, damit fehlerhafte Zähler nicht zu Mehrfachabbuchungen führen.
Letzte Auslösung — Datum, Uhrzeit und Ergebnis (erfolgreich oder fehlgeschlagen, mit Grund) der letzten Auto-Topup-Ausführung sind direkt sichtbar.
Pausiert während Trial — solange Dein Workspace im Trial ist oder kein aktives Abo hat, wird Auto-Topup nicht ausgelöst (Du siehst eine entsprechende Hinweis-Box, falls Du es trotzdem konfiguriert hast).
Karte gelöscht — wenn die hinterlegte Karte in Stripe entfernt wurde, taucht eine Warnung auf, weil der nächste Topup sonst lautlos scheitern würde.

Hybrid: Rechnung + Karte für Auto-Topup

Wird Dein Workspace per Rechnung abgerechnet (Qonto), kannst Du trotzdem eine Stripe-Karte nur für Auto-Topup hinzufügen. Deine Hauptabrechnung läuft weiter über Qonto, nur das automatische Nachladen passiert via Karte. Auf der Auto-Topup-Seite wird Dir dieser Hybrid-Modus aktiv angeboten, wenn Du in dieser Konstellation bist.

Falls Du auch das Auto-Topup auf Rechnung abwickeln möchtest, sprich uns an — wir richten dann eine Vorkasse-Lösung über unsere Buchhaltung ein.

Top-Up-Historie

Unter Deinen aktiven Subscriptions findest Du die Top-Up-Historie — eine vollständige Liste aller Credit-Käufe und Auto-Topup-Ausführungen.

Pro Zeile siehst Du:

Datum und Uhrzeit
Betrag (in € und Credits)
Auslöser — manueller Kauf (per Karte oder per Rechnung) oder Auto-Topup
Status — erfolgreich, ausstehend (Rechnung), fehlgeschlagen
Beleg — Link zum Rechnungs-PDF (sofern verfügbar)

Export als CSV oder XLSX über den Button rechts oben. Nützlich für die eigene Buchhaltung oder den Kostenstellen-Abgleich.

Rechnungsdaten verwalten

Damit Rechnungen korrekt ausgestellt werden können, hinterlegst Du unter Einstellungen → Rechnungsangaben die juristischen und administrativen Daten Deines Workspaces.

Die Eingaben sind in mehrere Blöcke gruppiert:

Anzeigename

Wie Dein Workspace in der Plattform und in Listen erscheint. Unabhängig vom juristischen Firmennamen, den Du im Block darunter pflegst.

Rechtliche Angaben

Juristischer Firmenname — erscheint auf jeder Rechnung und auf Verträgen
Rechtsform — GmbH, AG, UG, e.V., Stiftung etc.
Handels-/Vereinsregister — Pflicht bei eingetragenen Gesellschaften
Steuer-Identifikationsnummer
Umsatzsteuer-ID — bei innergemeinschaftlichen Geschäften
Kleinunternehmer-Regelung — Häkchen für Kunden, die keine Umsatzsteuer ausweisen (§19 UStG)
Leitweg-ID — Pflichtfeld für Rechnungen an deutsche Bundesbehörden (XRechnung-Format)

Anschrift

Sitz des Vertragspartners. Wenn Rechnungen an eine andere Adresse als den Firmensitz gehen sollen (z.B. Buchhaltung an einem anderen Standort), aktiviere das Häkchen Rechnungen an abweichende Adresse senden und trage die Rechnungsadresse separat ein.

Rechnungs-Zustellung

E-Mail-Adressen für Rechnungen — beliebig viele, alle bekommen jede Rechnung
Bestellreferenz (Purchase Order) — optional, erscheint auf jeder Rechnung als Referenz
Kontakte für Rechnungswesen, Datenschutz und IT-Sicherheit — benannte Ansprechpartner, an die wir uns bei Themen außerhalb von Produkt-Fragen wenden (z.B. AVV-Updates, Sicherheits-Audits, Mahnungen)

Vollständigkeits-Indikator

Oben auf der Seite zeigt Dir meinGPT, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind:

Vollständig — bereit für die Rechnungsstellung
Unvollständig — eine Liste der fehlenden Felder ist sichtbar; ohne Vervollständigung können wir keine korrekten Rechnungen erstellen